¿Qué son los costos ocultos?
Los costos ocultos de una empresa están siempre presentes, aunque tú no los veas, son esos gastos innecesarios que no generan ningún tipo de productividad o funcionamiento práctico en tu empresa u organización, son esos costos que pasan desapercibidos frente a los sistemas contables y la cuenta de resultados, pero si se hace un análisis a fondo, estos pueden desequilibrar todo el sistema financiero de tu empresa si no los logras detectar a tiempo.
Aunque no parezca, este tipo de costos están en todas las actividades de tu empresa, y afectan directa o indirectamente todas las áreas que la componen, es importante identificar estos costos ocultos, ya que teniendo claridad frente a estos, se podrá determinar la toma de decisiones frente a lo que respecta a la empresa.
Si aprendes a reconocer estos costos, podrás incrementar en gran medida la rentabilidad y la productividad de tu organización, es importante también gestionarlos al momento de ser identificados, es decir neutralizarlos o reducirlos a través de acciones correctivas de manera inmediata.
Es importante mencionar que, este tipo de costos ocultos surgen a partir de procesos ineficientes o innecesarios que se deben optimizar o eliminar en la empresa, teniendo en cuenta que es una situación que genera pérdidas en el capital.
Sin embargo, aunque entendamos que estos costos ocultos pueden incurrir en grandes daños a tu organización, especialmente en el campo financiero, ese es el mismo problema, que son costos “ocultos”, es decir, que a simple vista no se pueden ver o percibir, lo que significa que la empresa no puede reconocerlos si no cuenta con mecanismos y herramientas adecuadas para poderlos gestionar y detener a tiempo.
¿Cómo identificar costos ocultos en tu estrategia logística?
En este punto, es de vital importancia hacer un análisis de los costos logísticos, ya que es fundamental para poder descubrir cuáles son esos gastos ocultos que se están generando en tu organización sin tener mayor conocimiento de ellos, de hecho, es importante hacer un análisis como primera instancia para poder implementar una estrategia comercial integral que pueda administrar los costos de transporte y logística.
Mediante este análisis podemos identificar, por ejemplo, que la mayoría de los costos ocultos de transporte y logística se generan por entregas que no se completan o que se realizan fuera de los plazos pactados, también por entregas inadecuadas, entre otros factores que cobran vida en tu bolsillo, pero no en la rentabilidad de tu organización.
En el campo de logística de distribución, este tipo de costos ocultos se ven reflejados en un consumo adicional de combustible y un mayor desgaste de vehículos, generando así, gastos imprevistos que no agregan ningún tipo de valor y que, con el tiempo, deben ser recuperados de una forma u otra.
De esta manera, es importante tener en cuenta que para identificar los costos ocultos, debes realizar cada cierto tiempo un análisis de costos en las áreas operativas y administrativas del transporte y la logística en general, además es esencial tener en cuenta los KPI’s (o indicadores clave de desempeño) especialmente cuando estos indicadores son diseñados para hacer un seguimiento en el área financiera y en los procesos logísticos, este análisis te dará las bases para identificar un problema de tus costos ocultos e igualmente crear una solución óptima de recursos.
Los 4 costos ocultos en transporte y logística más comunes
1. Costos ocultos originados por errores de los transportistas
Cuando trabajamos en el sector logístico de transporte, es importante tener en cuenta que somos un equipo articulado, donde cada actor cumple un papel fundamental para la integralidad de un servicio, es muy común contar con errores de los transportistas, de hecho, es una de las causas más notorias cuando analizamos los costos ocultos, la mayoría de estos errores pasarán desapercibidos durante meses o incluso años, porque son el resultado de un error humano y no reflejan un patrón de comportamiento sistemático o rastreable en un sistema operativo fácilmente detectable, por ejemplo cuando un transportista elige rutas más largas o congestionadas al momento de hacer entregas, lo mismo sucede cuando se presentan accidentes o situaciones complicadas durante su trayecto.
En este tipo de casos, es donde se debe realizar una adecuada planificación logística de entregas, consolidando los envíos de diferentes pedidos en una sola área, optimizando tiempos de entrega y previendo todo tipo de situación adversa que se pueda presentar en el camino, esto ayudará a optimizar los recursos y a evitar que se generen costos ocultos durante la prestación de este servicio.
2. Costos ocultos por excepciones de envío
Situaciones adversas que se pueden presentar durante el proceso de entrega de un producto, como direcciones incorrectas o que un cliente esté fuera de casa, este tipo de escenarios pueden causar costos ocultos.
Estos se puede evitar teniendo una buena estrategia logística, donde los procesos orientados estén enfocados en la visibilidad del servicio obteniendo información de envío detallada, así se podrá manejar una mayor transparencia frente a la administración de envíos, apoyándose siempre de la tecnología que utiliza la empresa para su análisis comercial, por eso es importante hacer un análisis detallado de las empresas en el sector logístico que vas a seleccionar como proveedores de servicios para tu organización, la idea es hacer un buen estudio para identificar las características que quieres tener a tu favor y garantizar a tus clientes una entrega oportuna e integral en sus pedidos.
3. Costos ocultos por obsolescencia
Este tipo de costos ocultos, son generados específicamente por cambios repentinos en el interés de los clientes por un determinado producto o servicio, esto ocurre con gran frecuencia en los productos tecnológicos ya que tienen continuos avances y cambios que se dan con mayor rapidez, lo mismo ocurre con productos de temporada, esto aplica para diferentes empresas que ofrezcan productos en el área textil, electrodomésticos, productos para el hogar, entre otros donde toda su mercancía va variando con el tiempo y finalmente, la necesidad de venta rápida obliga a las compañías a incurrir en una serie de costos no previstos es decir “costos ocultos”.
4. Costos ocultos por la no actualización tecnológica
La tecnología sufre avances significativos cada instante, por eso las empresas han decidido adaptarse a tecnologías móviles, donde contratan servicios en la nube, para que los operadores tengan la posibilidad de estar alineados con un teléfono inteligente y una cuenta de internet entre proveedores y clientes.
Cuando evaluamos este tipo de necesidades, podemos identificar que, aunque es un costo que beneficia, se puede generar un costo oculto por su equipamiento y su rapidez constante (e incluso por la misma obsolescencia).
A nivel general, y considerando los puntos anteriormente mencionados, los costos ocultos se pueden evitar tomando en cuenta las siguientes medidas:
- Realizar una adecuada planificación logística.
- Consolidar la entrega de diferentes pedidos en una sola área.
- Evitar largos desplazamientos.
- Mantener comunicación directa con la flota de transporte y clientes finales.
- Acceder a reportes e Informes en tiempo real respecto al desempeño operacional.
- Adquirir la capacidad de medir y analizar los niveles de satisfacción de los clientes.
- Rediseñar el proceso logístico para adaptarlo a las necesidades del mercado.
- Fomentar una retroalimentación constante con transportistas y clientes.
Por último, los costos ocultos en el transporte y la logística están presentes en la mayoría de las pymes y grandes empresas. La clave está en detectarlos a tiempo gracias a diversas medidas que automatizan los principales procesos de negocio y así reducir o eliminar estos gastos innecesarios.
Para lograrlo, es necesario contar con aliados como RevloG, somos una empresa especializada en transporte logístico que ofrece control y seguimiento continuo a los procesos de la cadena de suministro, lo que permite una identificación constante de los costos ocultos en diferentes procesos y periodos de tiempo.
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