Elegir el Sistema de Gestión de Almacenes para tu empresa es una decisión que se debe tomar de forma planificada. Te explicaremos a continuación qué pasos debes seguir.
El manejo de inventarios se ha vuelto un verdadero reto para las empresas productoras de bienes y servicios en la actualidad, muchas organizaciones han optado por hacerse cargo de sus operaciones logísticas, mientras que otras han decidido tercerizar las mismas…
Sea cual sea tu caso, es necesario que tengas en cuenta que la gestión de los inventarios y sobre todo la que tiene que ver con los almacenes, debe ser un proceso organizado y ordenado para obtener resultados funcionales que sean susceptibles de optimización. Para conseguir ese órden, es indispensable contar con soluciones tecnológicas que se adapten a las necesidades de cada empresa. Hablamos puntualmente de un Sistema de Gestión de Almacenes que permita agilizar la manipulación y el control de los inventarios.
¿Qué es un Sistema de Gestión de Almacenes – SGA?
Las siglas SGA se refieren a Sistema de Gestión de Almacén, en inglés: WMS – Warehouse Management System.
El SGA es el sistema informático que da soporte a toda la organización en la gestión de almacén con el objetivo de mejorar sus procesos; aprovechar el espacio en el almacén; tener control de las existencias, niveles de stock, evitar pérdidas; en general, permite optimizar la gestión de almacén, ahorrar costes y mejorar tiempos.
En otras palabras, es un software o aplicativo que permite dar soporte y seguimiento a las operaciones diarias de un almacén. Gracias a los programas de este tipo, es posible gestionar de manera centralizada el seguimiento de los niveles de inventarios y la ubicación en tiempo real de las existencias
¿Qué funciones cumple un SGA?
La gestión de un SGA hace referencia a cinco áreas fundamentales del almacén:
Módulo de entradas de producto:
Hace referencia a la planificación de la entrada de los productos, según criterios de almacenaje posterior, realizando la codificación e identificación en la misma recepción del producto, alta en el inventario, control de la calidad y gestión de los albaranes del proveedor.
En la entrada de producto, el SGA gestionará la codificación y etiquetado que permitirán saber en cada momento dónde se encuentra el producto durante el proceso y asignarlo, de esta manera, al pedido de cada cliente.
Módulo de almacenaje:
En el caso de un SGA, lo más habitual es basarse en técnicas de almacenamiento caótico, pero con múltiples posibles algoritmos de ubicación de los diferentes productos según la manipulación que requieran antes de su expedición. En esta etapa del proceso, el SGA realiza la gestión de inventarios, optimiza el espacio dentro del almacén, gestiona la reposición, mejora los recorridos de los trabajadores y planifica la carga de las órdenes de trabajo de los operarios.
El SGA permite optimizar el stock soportado en el almacén, tanto para controlar roturas de stock, como para evitar una sobre acumulación de producto.
Módulo de preparación:
Planifica la preparación de pedidos; organiza el trabajo por perfiles de operarios y zonas del almacén; define las tareas a realizar, recursos a dedicar a cada una de ella, organiza zonas de trabajo y controla los operarios asignados. Además, administra las actividades a realizar con el material recibido hasta que se deja preparado para su expedición. Por ejemplo, si son elementos de un kit, definirá cómo se debe componer y en qué orden se realizarán los diferentes pasos,; si hay que etiquetar, componer agrupaciones, entre otras funciones.
Módulo de expedición y logística:
Hace referencia a la gestión de salida del producto del almacén y organiza las rutas de reparto, carga de productos y documentación de salida que debe adjuntarse.
Analítica de los procesos del almacén:
Recoge toda la información acerca del estado de ocupación de almacén, productividad de los operarios, pérdidas y roturas de material y volumen de trabajo por áreas, con el objetivo de tomar las medidas correctivas y decisiones necesarias que garanticen el óptimo funcionamiento del almacén.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar un Sistema de Gestión de Almacenes?
Esta herramienta permite coordinar los procesos de una mejor manera, ofreciendo una serie de beneficios para la empresa:
- Todo en uno: Este software opera en tiempo real, ofrece una imagen de las existencias disponibles más cercana a la realidad. Además, el registro de las operaciones que realiza cada trabajador se produce de forma automática.
- Reducción de errores y de costes: Con este software se minimizan aquellos fallos de coordinación que ponían en manos del cliente el producto equivocado, reduciendo así las devoluciones hasta en un 25%. Esta herramienta chequea que el producto que se envía finalmente al cliente es el que realmente debería ser, permitiendo una correcta gestión de movimientos de envío.
- Mejor gestión de inventario: Gracias a este sistema de gestión, el recuento de unidades almacenadas es más rápido y sencillo, reflejándose en la base de datos online en tiempo real. Además, no solo la gestión resulta optimizada, también el espacio físico del que se dispone, ya que dispone de estrategias de gestión de espacio que optimizan el uso del almacén físico. Esto permite aumentar la capacidad de almacenaje hasta en un 40%, al reducir costes de almacenamiento producidos por unidades perdidas o mal ubicadas.
- Optimización de los tiempos: Mediante sistemas existe la posibilidad de medir el tiempo de traslado entre distintas posiciones y los tiempos de realización de las tareas, optimizando los tiempos de almacenamiento anteriormente mencionados y de recogida y entrega de las mercancías.
- Data Analytic: Es una realidad la necesidad de gestionar empresas en base a datos. En la actualidad cualquier organización exitosa, está respaldada por su análisis de datos, Business Intelligence, Big data, entre otros. El SGA supone una rica fuente de información que pone a disposición del gestor la información granular o consolidada para facilitar la captura de datos y una gestión eficaz. Igualmente, un SGA actual, propicia sistemas de Labor Management, que permiten identificar ineficiencias en la fuerza laboral.
Cómo elegir un Sistema de Gestión de Almacenes para tu negocio
Al momento de elegir un Sistema de Gestión de Almacenes es necesario tener en cuenta tres claves para no fracasar en el proceso.
1. Integración
Lo primero que necesitas saber del SGA antes de instalarlo en tu plataforma es si es integrable. Es crucial que este te ayude a mejorar tu operatividad y no que haga más difíciles las cosas obligándote a optar por soluciones adicionales para realizar su integración, tanto con el equipo, como con el resto de sistemas (ERP o CRM), con los que cuentas en tu almacén.
Que sea integrable es crucial, pero si logras elegir uno que lo haga con agilidad y te ofrezca un alto rendimiento, sabrás que has escogido bien. Pero, ¿qué hay de la tecnología? No pierdas nunca de vista que tu almacén ya cuenta con una tecnología y unos procesos definidos para la ejecución de la cadena de suministro; por lo tanto, es necesario que el SGA se adapte a todo ello.
Por último, en términos de integración -la clave más esencial a la hora de elegir tu SGA- nunca debes perder de vista la posibilidad de adaptarlo a una solución automatizada. Es decir, independientemente de si la instalación es manual, semiautomática o automática, la elección de un SGA no debe tomarse con base en criterios cortoplacistas. Como ignoras qué mejoras vas a implementar de aquí a unos años, debes asegurarte de que este se pueda integrar con sistemas automatizados, tecnologías como realidad aumentada, Big Data y muchas otras..
2. Escalabilidad
Ten en cuenta que tu WMS o SGA no será eterno. Su durabilidad, habitualmente, está entre 12 y 15 años; pero, como lo mencionamos, no debes perder de vista la capacidad para actualizarse, evolucionar y adaptarse a otras soluciones tecnológicas que se desarrollen durante el proceso realizado en tu almacén.
Además de los avances, antes de elegir tu SGA, ten en cuenta la evolución natural de tu negocio. ¿Vas a empezar a vender online?, ¿prevés un movimiento más rotacional de la mercancía?, ¿crees que tendrás que empezar a almacenar en altura porque el espacio no se ajusta?, ¿necesitarás una operatividad enfocada a garantizar una experiencia omnicanal? Responder estas preguntas y otras inquietudes que surjan, permitirán que tomes mejores decisiones, porque el sistema de gestión de almacenes te acompañará, mínimo, por una década.
3. Gestión de extremo a extremo
Otro pilar fundamental que no debes pasar desapercibido, es la Gestión de Extremo a Extremo.
Recuerda que SIEMPRE debes dar preferencia a aquellas soluciones -en este caso SGA- que sean capaces de gestionar la cadena de suministro de extremo a extremo.
Por supuesto, esto supone un desafío enorme: adquirir una visibilidad total de arriba a abajo y en tiempo real del proceso. El hecho de realizar una gestión integral de toda la cadena, repercutirá directamente en la productividad de tu empresa.
Como siempre es nuestra recomendación, el sistema de gestión de almacenes debe estar soportado por una logística integral que facilite el mayor provecho del mismo. En RevloG, contamos con una amplia experiencia en el desarrollo de infraestructuras, para ofrecerte una asesoría especializada en la elección de elementos logísticos para tu empresa, lo que te permitirá optimizar tus procesos al máximo.
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