Los KPI son las siglas de ‘Key Performance Indicators’, es decir, indicadores clave de desempeño, estos indicadores en logística de despachos nos ayudan a relacionar datos numéricos para medir el desempeño en determinado proceso de nuestra empresa, y partiendo de los resultados, se plantean decisiones en pro del crecimiento de la misma teniendo como base los datos obtenidos.
A continuación, hablaremos de los 4 KPI más importantes en la logística de despacho y de transporte, abordando su importancia y usabilidad:
1. KPI de logística sobre el “total de despachos”:
Este KPI de logística, permite tener total control del pedido y conocer su estado en tiempo real, con este método, podrás estimar todos los despachos entregados y en proceso de entrega, además, permite monitorear el rango de fechas estimadas que se hayan seleccionado, teniendo adecuada y amplia visualización de la información, algunos beneficios que ofrece esta KPI en logística, es que la persona a cargo puede consultar los despachos entregados, los no entregados, lo que están en ruta y también, los de entrega parcial, es decir, que es una excelente alternativa para medir la eficacia de despacho que tenga tu empresa y de acuerdo a ésta medición, podrás determinar qué tan efectivos está siendo tu empresa en el cumplimiento de esta meta.
Otro factor importante de este indicador de desempeño, es que te permite seleccionar el número de despachos por los lugares que se elijan, clasificándolos de la siguiente manera:
- En recepción.
- En buzón.
- Recibido por el cliente.
- Entrega parcial.
- Cliente ausente.
- Cliente rechaza.
- Sin sub-estado.
- No visitado.
En este mismo indicador, es posible graficar el KPI para hacer el seguimiento pertinente de tus despachos, esta opción te permitirá llevar un control simétrico del funcionamiento que está teniendo tus despachos, es posible que lo selecciones por días y la cantidad en unidades por cada uno, determinándolos según su estado, ya sea como entregados, no entregados, pendientes o en entrega parcial.
2. KPI de logística sobre el “Número de despachos por repartidor y vehículo”
Este KPI se encarga de medir y controlar el flujo de rutas que haga cada transportador, además, permite tener total visibilidad de cada despacho teniendo información valiosa como:
- Nombre del conductor
- Número de unidades que despachó satisfactoriamente
- Número de entregas incompletas o con retraso
- Identificación del vehículo
Con estos datos se podrá tener un registro para manejar una logística estratégica con cada entrega, partiendo del control y el orden que tenga la empresa y los estándares de calidad que quiera lograr con esta aplicación para cada uno de sus despachos. Además, estos datos deben quedar registrados y categorizados al momento de finalizar la ruta para dejar soporte y registro de las rutas trazadas por cada conductor o transportador.
3. KPI logístico sobre el “Cumplimiento de entregas”
Este KPI de logística se encarga de medir numéricamente los despachos segmentados por grupos y por cumplimiento de entrega, teniendo en cuenta las fechas estimadas para el cliente. Puedes crear grupos para manejar de forma gráfica el seguimiento del despacho, estos pueden ser:
- Entregas a tiempo.
- Atrasadas (minutos – horas – días, según tu necesidad).
- No definido.
- Adelantados (minutos – horas – días, según tu necesidad).
En este KPI también puedes conocer la cantidad de despachos y el tiempo de entrega real, es decir, contabilizar en minutos el envío a cargo de cada transportador.
Esta herramienta es muy importante si quieres tener un total control y visibilidad de las rutas que hagan los transportadores, ya que te permitirá tener datos específicos para garantizar al cliente el cumplimiento de su entrega, además, podrás medir cuánto tiempo se gasta en repartir las entregas por unidad, de esta manera podrás determinar el flujo laboral y optimizar tus estrategias para generar un impacto positivo frente a tus clientes.
Es importante resaltar que este indicador logístico es el resultado del número de unidades que cada transportador tenga a cargo, es decir, la cantidad de productos que deba entregar a su destino final, por ende, este indicador puede variar en el tiempo dependiendo si la entrega es de uno o más productos para una misma ruta.
Como tal en éste KPI sobre el Cumplimiento de Entregas, es posible llevar el control de todo el proceso logístico, tanto de cantidad de despachos, rutas trazadas y horarios estimados por entrega, se puede analizar el servicio de inicio a fin ya que podrías ver el promedio en minutos de la gestión de entregas y los minutos sobre el cual fue entregado es decir, tener especificada la hora de salida y de entrada de los despachos, esto con el fin de tener un control estimado y garantizar un óptimo servicio logístico dando cumplimiento a los clientes con sus pedidos.
4. KPI logístico de la “Tabla resumen” y de “últimas guías ingresadas”
Finalmente, este indicador logístico permite revisar detalladamente la gestión de cada transportador mediante una tabla resumen con la siguiente información:
- Datos de la guía.
- Fecha del despacho.
- Usuario móvil asignado.
- Tiempo de entrega en minutos.
En este indicador puedes trabajar y medir otros detalles más específicos como el registro de fotos o comprobantes de que la entrega fue realizada, también trazar una ruta en el mapa para conocer el trayecto de cada despacho, entre otros soportes que dan credibilidad del servicio realizado.
Como tal, si creas esta tabla resumen, podrás obtener datos contundentes y necesarios para tener el registro de cada despacho, desde su etapa inicial hasta concluir la entrega, teniendo en cuenta el tiempo de entrega, las rutas del transportador y el estado del producto durante su trayecto.
Visibilidad y seguimiento en tiempo real de la logística
Es importante resaltar la relevancia que tienen estos datos el buen funcionamiento de la empresa, sin embargo, el resultado positivo se da gracias a la articulación de todas las áreas de la empresa, para que sea posible medir y analizar las métricas de resultados, ese es el propósito de las KPI, poder tomar decisiones que beneficien los intereses de la empresa, enfocado en el crecimiento y proyección de la misma frente a los clientes.
Pero esto no acaba aquí, pues poder recolectar la información adecuada es apenas el primer paso para dar comienzo al análisis de los KPI, los cuales requieren de un monitoreo constante, el cual se recomienda realizar en tiempo real para entender a profundidad los procesos logísticos, lo que permitirá realizar la retroalimentación que facilite el emprendimiento de acciones de mejora y toma de decisiones en la empresa.
Teniendo en cuenta estos indicadores clave de desempeño, cabe resaltar que la visibilidad y transparencia de la cadena de suministros en un proceso logístico se cataloga como un factor potente dentro de la empresa, ya que las ventajas pueden ser medibles en métricas, lo cual facilita el análisis y la implementación de mejoras competitivas en la empresa logística.
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